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9 consejos para dummies para reportar un proyecto

En que consiste reportar un proyecto

Reportar un proyecto es asegurar que se comunica a las personas adecuadas cómo está yendo la ejecución del proyecto. Básicamente es una tarea del jefe de proyectos que suele realizar durante una periodicidad concreta preestablecida y consensuada en la reunión de inicio de proyecto. El reporte suele enviarse a los interesados, el propietario del proyecto y el Sponsor.

Estructura básica de un reporte

Un reporte tiene, por lo menos, las siguientes partes:

  1. Resumen ejecutivo. Es como el titular, es decir, lo que seguro que se lee la gente interesada. Debe ser suficiente como para que, la persona que no quiera conocer los detalles, se lleve la información más importante del estado del proyecto.
  2. Recordatorio de dónde estábamos según el último reporte y cuales eran los pasos siguientes a tomar.
  3. Pasos realizados.
  4. Problemas encontrados que necesitan de soporte por parte de los interesados, propietario o Sponsor.
  5. Riesgos encontrados con plan de mitigación y responsables.
  6. Siguientes pasos a realizar y siguientes hitos a conseguir.

Consejos para reportar adecuadamente

  1. Asegúrate de tener clara la lista de las personas a las que les interesa poder leer el reporte. No hay nada peor que dejar de enviar la información a las personas interesadas o a aquellas que estaba pactado que fueran informadas.
  2. El resumen ejecutivo debe ser eso, un resumen. No conviertas esta parte en todo el reporte. Se trata de indicar lo más importante que ha pasado en el período de tiempo que estás cubriendo, no los detalles.
  3. No te olvides de recordar donde estaba el proyecto y lo que se pretendía hacer durante ese período de tiempo. Si te olvidas de recordarlo, los lectores se perderán. Este paso suele pasar desapercibido, ya que el jefe de proyectos suele estar en el día a día y, por tanto, entiende, recuerda y sabe lo que había que hacer y lo que se ha hecho. Sin embargo, no suele ser así para el resto de interesados.
  4. Explica la situación actual, básicamente el avance del proyecto en hitos. Puedes usar otra forma de medida como un porcentaje de avance, o una línea de tiempo. El cronograma planificado puede servir como línea de base para ver si se está cumpliendo o se va a cumplir con los tiempos. Recuerda añadir una parte clara que compare el estado de la planificación de costes con lo invertido hasta el momento. Al menos alcance, duración y coste deberían de verse reflejados. Puedes añadir aquí los valores actuales de los indicadores del proyecto.
  5. No indiques una lista de problemas si más. Un problema reportado debe ser algo que necesite obligatoriamente a los interesados, propietario o Sponsor de su actuación. El resto de problemas resuélvelos o asegura que se van a resolver y cuando, pero no los pongas en la lista.
  6. Sobre como reportar los riesgos de un proyecto, hemos comentado ya algunos consejos.
  7. Recuerda lo que es un riesgo y lo que no. Asegura que un riesgo reportado tiene una solución de mitigación.
  8. Indica qué pasos son los siguientes a realizar y cuando se estima que los vayas a conseguir. Es una estimación y, por tanto, una expectativa acerca de la duración y el alcance. Referencia al plan con los hitos para destacar aquellos que estén próximos a llegar. Eso ayudará a situar al lector acerca de lo siguiente que vendrá en la ejecución del proyecto.
  9. El consejo más importante: No mientas ni generes expectativas que son. Por ejemplo, si no tienes información suficiente para indicar cuando se entregará algo concreto, explica que no tienes fecha para la entrega, pero no hagas una estimación sin la mínima información.

El reporte es importante, y sirve para asegurar que el proyecto está monitorizado, además de que los interesados están informados sobre el estado del proyecto. Próximamente hablaremos sobre cómo gestionar los cambios en un proyecto y cómo se reportan, pero mientras, dejo un enlace a un artículo interesante sobre el tema.

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