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8 pasos para crear un plan de proyecto

Crear un plan de proyecto

Podemos seguir muchos pasos para crear un plan de proyecto, y podemos encontrarlos en diferentes artículos por internet. Los siguientes pasos son el resultado de la experiencia que quiero transmitir con el fin de poder ayudar a valorar otros aspectos durante la fase de planificación de un proyecto.

1. No empieces el plan sin una fase de discovery y una solución bien identificadas

La fase de discovery es esencial para identificar que existe una oportunidad en el negocio, que es real, y que se puede llegar a trazar un objetivo claro y medible que impactará en el margen, ingresos o menos gastos. La solución debe estar clara, no vale una idea de alto nivel, sino que es necesario que se detalle con el fin de poder romperla en diferentes actividades. El alcance del proyecto debe ser la solución, que a su vez es lo que va a permitir que los indicadores lleguen al objetivo demostrado en el discovery.

2. Define las actividades y las dependencias entre ellas

Empieza con una lista de tareas o actividades. Básate en el detalle de la solución. Piensa si alguna de ellas depende de otra. Agrúpalas si ves que tienen sentido. Así obtendrás la primera aproximación para responder a la pregunta de qué hay que hacer para obtener la solución.

3. Aproxima la solución hacia un modelo iterativo

Vuelve a empezar. No creas que el camino que has definido en el punto anterior es el único para poder llegar a la solución y debe hacerse en ese orden. Para obtener una solución puede adoptarse un camino de aproximaciones: puedo alcanzar un objetivo aproximándome a él, es decir, aportando algo de valor al indicador durante la creación de la solución final. Por tanto, haz el mismo ejercicio utilizando un modelo iterativo en donde puedas llegar a medir el impacto de cada iteración sobre los indicadores a medir determinados durante la fase de discovery.

4. Estima esfuerzo, coste y duración. Hazlo en este orden

El esfuerzo ayuda a saber el coste y determina posiblemente algunos de los límites de la duración. Para la estimación de costes necesitarás conocer los roles que van a estar involucrados, así como aquellos materiales necesarios. Haz este ejercicio para ambos modelos, el de la lista de actividades y el de la lista de iteraciones. Identifica los hitos de entrega más importante. No confundas una iteración con una entrega, pero intenta que cada iteración dure lo mismo y que en cada una se entregue algún valor con impacto en los indicadores.

5. Planifica el seguimiento y la operación de la solución

Durante el seguimiento vamos a tener que comunicar con los interesados, el propietario del proyecto y el sponsor. Habrá que explicarles cómo está yendo la ejecución del proyecto, los impedimentos, problemas, riesgos y, en general, cómo va el avance. Por tanto, prepara una plan (también se le llama estrategia de comunicación). No te olvides de que una entrega suele aportar valor, parte de la solución, o toda la solución, y la solución hay que mantenerla. El mantenimiento es un coste, lleva trabajo a unas personas que dedicarán un esfuerzo durante un tiempo, además de que puede generar costes adicionales en materiales. Por tanto, podemos crear un plan de mantenimiento que permita operar la solución y que, dependiendo del momento de los entregables, empiece antes o después.

6. Planifica la mitigación de los riesgos

Cada modelo que tengas encima de la mesa puede tener sus riesgos. Hay que tener un plan claro para mitigarlos. Mitigar es eliminar el riesgo antes de que se materialice, es decir, antes de que se convierta en un problema que haya que solucionar. Si no asignas a personas, a responsables, una duración y un coste estimado a la mitigación de riesgos, te aseguro que te los vas a encontrar como problemas, y eso no dejarán de ser piedras en el camino del proyecto que generarán impacto en el plan. Básicamente, impacto en coste y/o duración.

7. Selecciona con el propietario del proyecto el mejor modelo

Hasta ahora tienes todo por duplicado. Pero puedes elaborar una lista de pros y contras porque tienes toda la información sobre los objetivos de la empresa con la oportunidad, la solución y los dos planes aproximados basados en un modelo tradicional de lista de actividades con dependencias, o el modelo basado en iteraciones. Comparte la lista de pros y contras con el propietario y deja que tome la decisión acerca de cuál es el mejor plan de los dos.

8. Revisa las estimaciones en cuanto tengas al equipo de trabajo asignado

Las personas son responsables de su trabajo. Éste viene identificado por un rol, y el rol se aplica en las actividades de tu proyecto. Es aconsejable que esas personas conozcan la misma información que tú conoces y puedan opinar sobre las estimaciones de su rol dentro del proyecto. Algunas no opinarán o simplemente asentirán, pero escúchalas a todas y comparte la responsabilidad de la estimación con ellos. No todos los jefes de proyecto tienen la experiencia como poder realizar estimaciones adecuadas de esfuerzo en todos los roles de un proyecto.

Conclusiones

Para crear un plan de proyecto tienes que tener clara la oportunidad de negocio, cómo medir el impacto y cuál es el detalle de la solución. Puedes planificar, pero hazlo usando dos aproximaciones. No te olvides de que un entregable debe de mantenerse, que hay que informar de cómo va desarrollándose el proyecto, además de que hay que ir eliminando posibles piedras en el camino antes de encontrártelas. Por último, estima junto con aquellas personas que van a formar parte del proyecto y comparte la responsabilidad con ellos.

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