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La reunión de inicio de proyecto

¿Qué es?

Es aquella reunión en la que se convoca al Sponsor, al responsable, los interesados y otras personas necesarias que están involucradas o lo estarán, con el fin de indicar que el proyecto se inicia a partir de ese momento.

Cómo prepararla

Lo primero es saber que no deja de ser más que una reunión. Te recomiendo que revises las 14 cosas que no haría en una reunión. Además te recomiendo que te la prepares. Si es necesario ensaya o usa alguna herramienta de ofimática para ser más ameno a la hora de explicar lo que hayas decidido que hay que contar. Hay artículos también que comentan algunos aspectos de cómo debería ser esta reunión que creo merecen la pena leer.

Modelo de orden del día de una reunión de inicio de proyecto

  • Presenta a los miembros del equipo. Además, si no se conocen entre ellos algunos de los interesados, preséntalos también.
  • Comparte los antecedentes del proyecto. La fase de discovery ya se habrá realizado y sus resultados son muy importantes: Definición de la oportunidad y métricas para medir los resultados.
  • Explica qué significa un éxito del proyecto: Umbrales de desvío de parámetros del proyecto, objetivo de los indicadores a medir y cuándo para poder determinar que se ha logrado el resultado esperado.
  • Compartir la solución. Aquí atento al vocabulario utilizado. En los proyectos de desarrollo de software, en aquellos en que es necesario un desarrollo como solución, no deberíamos de emplear lenguaje técnico frente a los interesados o personas que no lo entiendan adecuadamente. Además, hay que comentar:
    • Conseguir acordar los objetivos del proyecto y el propósito del proyecto.
    • Indicar los roles y responsabilidades del equipo.
    • Explicar el plan: Cronograma del proyecto y los entregables
  • Explicar cómo se va trabajar conjuntamente de manera efectiva
  • Explicar cómo y cuando se va a comunicar. Especialmente qué, cómo, cuándo y a quién se va a reportar el seguimiento del proyecto.

Como he comentado antes, y aunque aquí dejo un resumen básico de lo que podría ser un orden del día, hay artículos en internet que explican con bastante más detalle el propósito de este tipo de reuniones, así como su contenido. No vayas nunca a una reunión de inicio de proyecto sin la información adecuada.

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