¿Qué son las expectativas?
Desde que el proyecto arranca, desde la propia reunión de inicio de proyecto, la comunicación entre el jefe de proyectos, los interesados, el propietario del proyecto, el sponsor y el propio equipo de trabajo, debe ser clara y fluida. Debe seguir un lenguaje y estar enfocada según se trate un tema u otro.
Las expectativas pueden relacionarse con múltiples aspectos de un proyecto, pero hay que saber gestionarlas. Una expectativa es una predicción basada usualmente en un plan y en un conjunto de acciones y obstáculos en el camino que son conocidos en el momento de realizarla.
Consecuencias de no gestionar las expectativas como toca
- Genera incertidumbre. Una predicción por falta de información es el típico fallo épico que se suele cometer. Antes de comunicar al equipo o a los interesados alguna predicción sobre lo que se espera que ocurra, hay que estar seguro de que la probabilidad de que eso ocurra es alta.
- Puede llegar a la pérdida de confianza. Si reiteradamente fallamos en las predicciones, llegará el momento en que no se nos preguntará o que la información que demos será por defecto errónea para los interesados.
- Puede impactar en el coste del proyecto. Una mala gestión de las expectativas puede hacer que se gaste dinero y esfuerzo en acciones de preparación o contratación que luego se vea que aún no era el momento de realizarlas. Esto es incrementar el coste del proyecto.
- Genera desmotivación en el equipo de trabajo. Al ver que no se cumplen las expectativas, es bastante probable que se cometa el error de incrementar la presión sobre el propio equipo de trabajo del proyecto. En la mayoría de casos, esto desmotiva a las personas que se ven como los responsables de un problema que no suele ser suyo.
Consejos para gestionar adecuadamente las expectativas
Consejos hay muchos, pero quiero aportar los míos:
- Averiguar toda la información que necesitemos. Hay que anticiparse a las preguntas y a las incógnitas que puedan salir en las reuniones y en los diferentes actos de comunicación que podamos hacer con interesados o con el propio equipo.
- Si no tienes toda la información no hagas una predicción. Es mejor indicar que no tienes la información, que hacer una predicción sin ella.
- Sé proactivo y comunica las expectativas en el momento en que tengas la información y veas que se está demandando.
- Comunica fechas tentativas con un margen de error según el volumen de riesgos que tengas.
- Toma la decisión de aplazar el gasto si no ves claro que tenga que ser aplicado en ese momento.
- Comunica las expectativas de forma clara. Es peor comunicar de forma abstracta que cometer el fallo de predecir algo que no se va a cumplir. Algo abstracto está abierto a interpretaciones diversas y eso generará que se te vea con falta de profesionalidad.
Fallo épico: Ejemplos de frases
- El proyecto acabará la semana que viene porque recuperaremos todo el retraso en un par de días
- Empezaremos con las tareas de contratación de personal, mientras se arreglan los problemas de infraestructura
- El equipo de trabajo es muy óptimo y puede hacer las tareas en la mitad del tiempo
- El equipo tiene que hacer bien su trabajo para entregar mañana pase lo que pase
Conclusiones
Sé asertivo y maneja adecuadamente la información. No hagas predicciones si existe incertidumbre. Recopila primero todo lo que necesitas saber, y sé proactivo en la comunicación. No delegues los problemas de tu gestión de expectativas en el equipo de trabajo.