¿Qué vocabulario tenemos que emplear como jefe de proyectos?
Lo primero es saber que un jefe de proyectos maneja unos conceptos de gestión determinados que no tienen porqué entender a la perfección los miembros del equipo de trabajo, o los interesados. Nuestro vocabulario ya de por sí no es fácil, por lo que el primer consejo, es emplear los menos tecnicismos posibles en las conversaciones que vayamos teniendo con ellos.
Por otra parte, los miembros del equipo manejan un lenguaje y un vocabulario mucho más técnico y, en ocasiones, difícil de entender hasta para la propia compañía en donde trabajan.
Tenemos que ser capaces de manejar sin problema el lenguaje de alto nivel y el lenguaje técnico del equipo para asegurar que entendemos y nos entienden.
¿Hay también un vocabulario técnico diferente utilizado por los interesados?
La respuesta es sí. En cualquier empresa, las unidades de negocio desempeñan funciones concretas. Estas funciones pueden requerir de un vocabulario técnico específico. Así, cuando estemos comentando el seguimiento de las tareas con un departamento financiero y expliquemos el sentido de éstas y su relación con los objetivos, el lenguaje empleado será uno concreto. No obstante, no será el mismo que si se lo explicamos a los interesados en un proyecto asociado a un departamento de producción, de compras, de ventas o a la propia dirección de la compañía. Incluso según a quien nos estemos dirigiendo en la jerarquía de la empresa, tendremos que saber qué está comentando.
La visión del jefe de proyectos
Un jefe de proyectos es, en muchas ocasiones, la persona bisagra entre los interesados y los miembros del equipo de ejecución. Cuando nos dirigimos a los interesados tenemos que entender el problema. Tenemos que saberlo enunciar, explicar la solución con un vocabulario empresarial, y entender que una solución aportará unos beneficios medibles en la empresa.
Sin embargo, cuando estamos comunicándonos con el equipo de trabajo, tenemos que saber a qué rol nos estamos dirigiendo. Es importante entender cuál es su responsabilidad y en qué consiste su trabajo dentro del proyecto. También tenemos que poder ayudar a desencallar problemas técnicos aportando puntos de vista menos técnicos.
¿Cómo aprender el vocabulario técnico?
La respuesta a esta pregunta no es fácil. Como jefe de proyectos tenemos que poder trabajar con interesados de cualquiera de las áreas de una empresa. Una solución para un departamento ya implica entenderse con los interesados de ese departamento. No se puede reportar adecuadamente; no se puede planificar como toca; o no se puede gestionar las expectativas, sin que haya una comunicación clara sobre el problema o necesidad, y la solución a aportar.
La experiencia en las diferentes áreas de una empresa nos harán tener un vocabulario rico. Entrar en el discovery de los problemas y soluciones de las diferentes áreas de una compañía nos dará tablas para poder asegurar una comunicación adecuada con los interesados.
Respecto al equipo de trabajo, nos va a pasar algo similar, pero más acotado a los roles y tipos de proyecto que seamos capaces de gestionar. Por ejemplo, un proyecto de desarrollo de software requiere que nos podamos comunicar tanto a nivel de codificación, como de análisis funcional. Sin embargo, un proyecto de modernización de infraestructura requerirá de un vocabulario técnico asociado a conceptos como hardware, maquinaria, inmovilizado, etc.
Conclusiones
La experiencia nos ayudará a entender a interesados y al equipo de trabajo, pero debemos estar abiertos a podernos comunicar y entender adecuadamente lo que se está planteando como problema, y lo que se está implementando como solución. Una falta de entendimiento es un foco de riesgos y problemas que seguro generarán impacto en retrasos o mayor coste que el planificado.