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Fallo épico: La microgestión

La microgestión en un proyecto

No me voy a extender acerca de lo que significa este concepto. Hay muchos artículos que lo tratan. Sin embargo, me centraré más en las consecuencias de aplicar la microgestión en un proyecto y los consejos que os podrán ayudar a dejar de hacerlo y así eliminar de vuestras funciones este fallo épico.

Consecuencias en un proyecto si lo que hacemos es microgestión

  • La microgestión genera dependencia del equipo en el jefe de proyectos. Los equipos y las personas que los componen se acostumbran a que siempre haya alguien que les revisa el trabajo.
  • Evita que aparezca el líder del equipo y, por tanto, evita aumentar la productividad del equipo al punto óptimo.
  • Posiciona la responsabilidad del equipo en el jefe de proyectos, cuando realmente la responsabilidad del equipo debería estar en las personas que realizan el trabajo y, en el mejor de los casos, en el propio equipo.
  • Satura al jefe de proyectos. Nos vemos en la situación de hacer un constante trabajo de supervisión y formación que no deberíamos de hacer.
  • El jefe de proyectos se convierte en un embudo de tareas de gestión y formación, lo que impacta generando un enlentecimiento en la entrega y, por tanto, en un desvío en la duración.
  • Rompe la curva de formación de las personas del equipo. Si una persona necesita un tiempo para formarse, parece inicialmente que la microgestión puede ayudar a que la curva sea más pronunciada y esa persona se forme más rápido, pero llega un momento en el que no aprende porque el jefe de proyectos no le enfrenta a los desafíos necesarios, sino que los resuelve.
  • Baja la calidad de la solución a entregar, ya que el jefe de proyectos no es un experto técnico y posiblemente no pueda supervisar el detalle constante de cada hora de trabajo de las personas del equipo técnico. En muchas ocasiones, y para evitar un retraso importante en las entregas, nos fiamos de la propia microgestión realizada como medida de la calidad. Sin embargo, sin la formalidad de la etapa de control de calidad, no deberíamos de afirmar que la solución cumple con lo esperado.

Consejos para detectar y eliminar la microgestión

  • Cuando realices el plan, cuenta con el período de formación o de adaptación de todos los miembros del equipo asignado al proyecto. No es un tiempo trivial.
  • Ayuda, pero no resuelvas las problemas que no son ni del equipo de trabajo, ni de los interesados. Por ejemplo, si hay interesados que no están alineados o que no están de acuerdo entre ellos, ayuda a que lo estén mostrando las ventajas que eso tendría en la ejecución del proyecto y en los resultados esperados, pero no medies entre ellos, ni te dediques a ponerles de acuerdo convocando reuniones.
  • Si alguna tarea del equipo te absorbe demasiado y ves que no está en tus funciones como jefe de proyectos, habla con el equipo y déjala de hacer. Es mejor replanificar o absorber el golpe por un error en el plan que no entrar en una constante microgestión.
  • Planifica sesiones o reuniones cada cierto tiempo para que el equipo te mantenga informado de los avances del proyecto. No intentes estar informado a cada momento preguntando y metiéndote en las tareas de las personas del equipo.
  • Planifica la comunicación con los interesados y evita tener que dar explicaciones del seguimiento del proyecto a cada momento porque haya interesados que lo pidan constantemente o no tengas sincronizado cada cuanto hay que informarles.
  • Aunque haya aspectos técnicos que te gusten más y en los que te gustaría estar involucrado, no olvides tus funciones. No puedes estar involucrado en las decisiones técnicas acerca de cuál es la mejor arquitectura asociada a la infraestructura de la solución, por ejemplo, si, por mucho que te guste, no te incumbe.

Conclusiones

Si crees que los problemas del equipo asignado al proyecto y los interesados van a hacer que tenga que esforzarte más de lo habitual, empieza pensando que la microgestión no es la solución. Planifica mejor, incluye esta sensación como riesgo y explica el por qué, planifica la coordinación, la comunicación y el espacio que tiene que tener el equipo para maximizar su productividad, pero no hagas el trabajo de los demás o dediques el tiempo a evitar problemas para el equipo que al final deberían de poder saber y gestionar ellos mismos. Hay otras formas de enfrentarse a un proyecto, pero no con la microgestión.

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