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Como gestionar un equipo de trabajo

El equipo de trabajo

Para saber como gestionar un equipo de trabajo tenemos que delimitar quien y qué tareas se deben hacer en el proyecto. Hemos hablado ya de los contenidos recomendables en una reunión de inicio de proyecto. Es justo en esa reunión en donde se tienen que presentar de forma clara a las personas y a las actividades que se deben realizar. Por otra parte, cuando se hable de equipo de trabajo, me ceñiré a aquellas personas que forman parte de la ejecución del proyecto. Por tanto, no están incluidos ni el Sponsor, ni el propietario o responsable del proyecto de cara al negocio, ni los interesados.

Características del equipo de trabajo

Una vez definido el equipo de trabajo, la teoría nos dice que para que se realicen las tareas asociadas al proyecto, éste debe de funcionar como tal. Es decir, un equipo no es un conjunto de personas, sino algo más. Básicamente:

  • Los componentes del equipo deben de estar organizados: Eso significa que hay que poder explicar la organización que habrá en ellos, por ejemplo, si todos reportan a alguien en particular de ellos, o si reportan al jefe de proyectos.
  • Cada persona del equipo debe tener un rol perfectamente definido: Eso se hace definiendo y asegurando que las funciones de la persona se entienden por cada miembro del equipo.
  • Cada persona del equipo debe tener un conjunto de responsabilidades: Es posible que vengan como parte de la definición del rol o de las funciones, pero hay que asegurar que se entienden y que se cumplen.
  • Definir los canales de comunicación para el equipo: Puede ser desde chat, videollamada, reuniones diarias, semanales, etc. El objetivo es definir las herramientas, canales de comunicación y cuando va a tener sentido utilizarlos y las causas. Así todos los miembros estarán alineados con la misma política interna de comunicación.

Para dummies: Como gestionar el equipo de trabajo

  1. No nos engañemos, el equipo de trabajo no lo vas a poder escoger tú, te vendrá dado. No pienses que vas a tener las mejores personas para ejecutar las actividades de un proyecto, ni que vas a tener las que mejor trabajan en equipo. Gestiona bien las expectativas empezando por ti mismo.
  2. Tu responsabilidad es sacar lo mejor del equipo. Eso sólo lo podrás hacer si sacas lo mejor de cada persona y dejas que cada uno tenga parte de libertad. Escucha a los miembros y así podrás ir tomando decisiones o hacer propuestas que ayuden a que funcionen cada vez mejor como equipo.
  3. Tienes que ser uno de los líderes del equipo. No tienes porque ser el mejor técnico, desarrollador o ejecutor, ni el que mejor les entiende, pero tienes que poder hacer entender durante todo el proyecto el porqué son un equipo y el porqué de los objetivos de la ejecución del proyecto. Es necesario compartir con el equipo los resultados parciales, los avances, los problemas y soluciones. También proteger su trabajo y eliminar las piedras del camino.
  4. Crea espacios en donde crezca sensación de responsabilidad y en donde cada miembro se pueda expresar. Una retrospectiva es la mejor manera de hacerlo. Tan sólo reserva el tiempo para ello de forma frecuente, y asegura que todos pueden expresarse y lo hacen.
  5. Gestiona los conflictos. No es tan difícil; saca a las personas involucradas del conflicto recordando el porqué de ser un equipo y lo que van a conseguir cuando el proyecto acabe con éxito. Recuerda los resultados obtenidos hasta el momento y los esperados. Nunca nadie tiene toda la razón en un conflicto, por eso es un conflicto. No debes de estar del lado de nadie en particular, sólo del lado del proyecto y los resultados.
  6. Asegúrate de conocer hacia donde quiere ir cada miembro del equipo en su carrera profesional. Encuentra los detalles dentro del proyecto que harán que cada miembro mejore dentro de sus objetivos profesionales. Muéstralos y recuérdalos. Todos queremos asegurarnos de que nuestro trabajo está en la línea de nuestra mejora profesional.

Las personas no son recursos

Sé que estarás pensado que no es nada nuevo lo que ves escrito, y que hay multitud de personas que explican cosas similares, pero, como conclusión, comentar que la máxima que hay que asegurar en la gestión del equipo de trabajo es esta: No trates a las personas como recursos dentro del proyecto, sino como personas. No hagas que una persona se ciña al cien por cien a las estimaciones de esfuerzo que has hecho para cada actividad y fuerces que se vean más como un recurso que como una persona, porque no lo son; son mucho más que eso y aportan muchísimo más valor que lo que puedan costar al proyecto cada una de las horas dedicadas (por supuesto, siempre que gestiones bien al equipo).

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