KPI – Key Performance Indicator
Un jefe de proyectos tiene que conocer que existe una necesidad que motivará una solución técnica y que ésta se planificará y ejecutará con el fin de asegurar que se cubre esa necesidad. Una solución a una necesidad empresarial impactará en la empresa. Ese impacto tiene que poder ser medido mediante uno o varios indicadores.
¿Qué es un indicador?. Ejemplos de KPI
Un indicador clave de rendimiento o KPI nos ayudará a asegurar que los efectos de nuestro proyecto impactan en la empresa positivamente y de forma esperada. Por tanto, un indicador tiene que tener las siguientes partes bien claras:
- Descripción. Se tiene que poder enunciar adecuadamente y de forma entendible. Un indicador básico es aquel que se define en base al control del gasto, de los ingresos o del margen. Por ejemplo, volumen de ingresos esperados durante un año en la empresa; volumen de costes de producción de un determinado producto por semana. En la descripción ya se intuye que se tiene que ser medible, además de medible en cualquier momento y bajo cualquier agrupación temporal determinada.
- Métrica. Se tiene que poder indicar cómo se mide un indicador. Por tanto, suele llamarse métrica a aquella parte del indicador que describe de forma clara cómo vamos a poder medir el valor del indicador en un determinado momento. Un ejemplo de métrica podría ser contar las cantidades de las facturas de gasto imputables a las herramientas, recursos y materiales empleados para la producción durante una semana.
- Valor actual. Si aplicamos la métrica del indicador antes de aplicar la solución, podremos saber cuál es el valor actual. Por ejemplo, para un indicador que mida el volumen de ventas realizadas de unos pares de zapatos en una tienda concreta de una ciudad, podría ser la cantidad 100.
- Valor objetivo. Aquí es donde tendremos que hacer la predicción basándonos en evidencias. Esta es una de las partes más importantes de la fase de discovery. Por ejemplo, para el indicador descrito en el anterior ejemplo podría ser 150.
- Cuándo llegaremos al valor objetivo. Fecha en la que se espera que se llegue. Usualmente tendrá que ver con el hito final de entrega de la solución y con la aplicación de ésta en la empresa o en el mercado. Siguiendo con el ejemplo anterior, podría ser 6 meses después de poner la solución esperada en marcha.
- Distribución del indicador. Si la solución tiene varios hitos o varios entregables, será posible preparar una predicción de la distribución del indicador durante el tiempo, siempre que nos basemos en que cada entregable aporta el valor suficiente que impact en el indicador. También, siguiendo con el ejemplo anterior, una distribución temporal sería, 110 el primer mes, 120 el segundo y tercero, 130 el cuarto, 140 el quinto y 150 el sexto y último.
Por qué son tan complicados de medir y por qué no acertamos en las predicciones
La respuesta es sencilla y casi diría que en la mayoría de casos es por lo siguiente:
- No hemos enunciado adecuadamente la métrica. Normalmente es irreal, imposible de medir, o no tenemos los medios para hacerlo. También puede ser que no hayamos ni pensado en cómo hacerlo y en qué coste nos llevará.
- El indicador es afectado por otras soluciones implantadas en la empresa durante el tiempo en el que hemos definido el impacto de la distribución. No sabemos distinguir si ha sido la solución a nuestro proyecto lo que ha impactado en el indicador o ha sido otra solución (o incluso algún problema que ha surgido en esos momentos).
- No acertar en las previsiones es no basarlas en evidencias. Estamos acostumbrados a gestionar predicciones de una manera más bien poco empírica y más basada en la experiencia. Eso nos impide invertir tiempo en hacer adecuadamente la predicción. Las pruebas A/B son un buen ejemplo de una técnica que puede ayudar a sacar las evidencias y ayudar a tener unas predicciones adecuadas.
Conclusiones
No subestimemos la definición de los indicadores. Tenemos que asegurar que los proyectos aportan soluciones que impactan en la empresa, y tenemos que predecir cómo medir ese impacto, cuál se espera que sea y cuando ocurrirá. Es nuestra misión no sólo gestionar proyectos, sino asegurar que tienen un sentido.