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14 cosas que no hay que hacer en una reunión

¿Qué son las reuniones?

Lo que usualmente es llamado reunión, es una ventana de tiempo en donde un conjunto de más de una persona, tratan un orden del día, teóricamente, con un sentido (tomar decisiones, alinearse, proponer ideas, asumir conocimiento, aportar soluciones, etc).

Muchos pensamos que las reuniones, sean presenciales o no, son necesarias, pero no es así. A continuación plantearé algunos aspectos que no debería de hacerse relativos a las reuniones.

Si eres el convocante o responsable

  1. Habla directamente, no convoques una reunión para hablar con una persona. Es muy común asegurar que una persona tendrá espacio de tiempo si la convocamos a una reunión. No lo hagas, si tienes que tratar un tema, cítala y reserva tiempo de mutuo acuerdo. Emplea otros sistemas de comunicación como el correo si, tras pensarlo, no es tan urgente ni tan importante lo que tienes que tratar. Siempre hay alternativas.
  2. No cites a una reunión a personas que no van a aportar o que sólo quieres que estén informadas. Para ello está el correo con el acta de reunión o los resultados. Tampoco convoques a varias personas de un equipo cuando quede claro que bastaría una sola persona de ese equipo. Si no eres el que convoca, tampoco reenvíes reuniones por este motivo.
  3. El número de personas es importante. No convoques reuniones de más de cinco personas: Son una pérdida de tiempo en general, no siempre. Suele ser porque siempre hay quien sobra, no aporta o no es necesario, pero si no es el caso, cuidado porque demasiadas personas en una reunión que la hacen indomable. Te aseguro que es una pérdida de tiempo.
  4. Prepárate. No convoques reuniones sin objetivo o sin orden del día. El orden del día asegura que los convocados entienden cuál es el motivo de la reunión y lo que se espera de ella. Sin esta explicación, las expectativas de los convocados seguro que son diferentes y posiblemente no estén alineados con el objetivo de la reunión.
  5. No convoques reuniones que duren eternamente: Si el orden del día es largo, convoca varias reuniones y asegura períodos de descanso importantes; si el número de personas que van a aportar es cinco, puede que la reunión llegue a durar una hora, pero no más. Más allá de 15 minutos enfocados en algo, una persona suele entrar en el valle de la atención y acaba desconectando.
  6. El convocante modera, no otra persona. Puede que haya interesados en una reunión acerca de los temas a tratar, pero no hay que dejar que modere nadie más que el que ha convocado, que es el responsable de la reunión. De igual forma, los turnos de palabra los tiene que moderar el responsable, y no debe dejar que excedan.
  7. Modera las reuniones de manera eficiente. Imagina una reunión con 5 personas que tienen que hacer una exposición de cierta información de la cuál son los responsables, pero entre todos se toman ciertas decisiones en función de los resultados. ¿Dejarías que por turnos de 10 minutos expusieran la información y luego se tomen las decisiones al final?. De ser así, sería un error, ya que quien no expone acabará desconectando. Lo peor es que el último será el menos escuchado, ya que tras cuarenta minutos, la pérdida de foco y desconexión estará en la mente de todos.
  8. Asegura antes de la reunión que todos llegarán a tiempo al inicio, así como que acabará a tiempo. Parece redundante, pero es mejor invertir este tiempo que perderlo dentro de la ventana de tiempo de la reunión.
  9. Asegura que los que van a interactuar en la reunión tienen preparada la información necesaria. Además, si tienen un turno de exposición o de debate asociado a cierta información, asegura que entienden el tiempo que tendrán y que no dejarás que se pasen de ese tiempo. Si antes de la reunión sabes que será necesario más tiempo por parte de alguien, podrás planificar una ventana mayor de tiempo, o convocar otra reunión adicional con parte del orden del día (siempre que tenga sentido).

Si eres un asistente a la reunión

  1. No uses una reunión para lanzar acusaciones o sabotear el orden del día: El objetivo es asegurar que se invierte tiempo adecuadamente, no perderlo. Si hay falta de consenso antes de la reunión, asegura como responsable que se llega a un consenso, de manera que no se pierda el tiempo previsto.
  2. No asistas a una reunión para tratar temas urgentes y no importantes: Estas reuniones se convocan con muy poca antelación, indicando un nivel alto de urgencia, y sin embargo, al concluir la reunión te das cuenta de que no era tan importante para el negocio.
  3. No asistas a una reunión con alguien porque te reservan tiempo para trabajar en equipo: Si tienes un problema con la agenda, es mejor arreglarlo que no secuestrar tiempo de la agenda con prioridad y con posible impacto en otros asuntos (así sólo logras mantener el problema).
  4. Saturación: No dejes que tu agenda se llene sólo de reuniones. No tendrás tiempo para hacer el resto de tareas que como jefe de proyectos son necesarias. Recuerda tus funciones.
  5. Asegura siempre tener algún hueco libre por la mañana y otro por la tarde: No te reserves tiempo para la tareas con anticipación que hagan que no tengas un mínimo de disponibilidad, por mucho que creas que no te pueden molestar. No da sensación de jefe de proyecto y de soporte a un equipo el que no tengas tiempo para asistir a alguna reunión convocada por alguno de ellos, por alguno de tus interesados, etc.

En definitiva, las reuniones suelen ser mal usadas y un sumidero de tu tiempo, así como el de los demás. Imagina el dinero que los negocios desaprovechan por una mala gestión o uso de las reuniones.

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