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Diagramas de Gantt para dummies

Diagramas de Gantt

Es un gráfico o cronograma en donde quedan reflejadas la lista de fases o bloques realizadas o a realizar, las actividades que los componen, los hitos que se logran, la duración y las dependencias entre ellas. Es cierto que se pueden combinar colores para indicar tipos de actividades o quien las realiza, barras para indicar el porcentaje de avance la actividad, y tablas de esfuerzo, coste y otra información variada.

Empecemos por un ejemplo sencillo

Herramientas para crear diagramas de Gantt hay muchísimas y de todo tipo. El plan de proyecto debería ir acompañado de un cronograma que se puede realizar de forma muy fácil y sencilla con una lista de tareas y una duración prevista. Si eres novato, puedes empezar utilizando una hoja de cálculo como se muestra en el siguiente video.

Ya tienes una plantilla en una hoja de cálculo que te va a ayudar a realizar rápidamente cronogramas. Sin embargo, si quieres seguir añadiendo más información al diagrama, tendrás que preparar más trucos y ampliar las columnas con coste, esfuerzo, roles e hitos.

Visualización de hitos

Un hito se representa en el diagrama de Gantt como una simple marca en el cronograma para indicar que en una fecha concreta se ha logrado llegar a un punto del plan esperado o relevante. La mayoría de jefes de proyecto los usan para marcar el momento de indicar que un entregable está disponible. Si te interesa saber cómo poder crear un gráfico específico de hitos, aparte del diagrama de Gantt, utilizando una hoja de cálculo y aplicando unos sencillos pasos, visualiza el siguiente vídeo.

Este tipo de gráficos ayuda de una forma más general a entender a los interesados cuales van a ser los momentos más importantes del proyecto.

Uso del diagrama de Gantt para el seguimiento del proyecto

Como parte de tus funciones, vas a tener que reportar a los interesados el avance del proyecto. Una manera visual de reportarlo es usando un diagrama de Gantt que contenga el porcentaje de avance de cada tarea. Es muy fácil llevar el seguimiento de las actividades con una hoja de cálculo. Mira el siguiente vídeo para tener una idea de cómo hacerlo.

Te recomiendo que utilices también el gráfico de hitos como parte del resumen ejecutivo que suele añadirse en cada reporte durante la fase de seguimiento. Ayudará muy rápidamente a ver dónde estamos a nivel más general y entrando menos en detalle.

La línea de base

Es una foto del plan justo en el momento en que éste es aprobado, normalmente en la reunión de inicio del proyecto. No te recomiendo que hagas una línea de base para comparar el diagrama de Gantt original con el diagrama de seguimiento. Sin embargo, te recomiendo que prepares dos componentes que ayudarán a entender si existe un desvío en el proyecto que puede llegar a ser preocupante o que necesita de la aprobación de una nueva planificación para abordar el resto del proyecto que quede:

  1. La comparativa de costes. Es fácil piensa cuanto te deberías de haber gastado de ir según el plan aprobado y lo que te has gastado de verdad según el momento en el que estás. Se puede calcular realizando un seguimiento de los costes actuales y utilizando el diagrama de Gantt de la línea de base.
  2. La comparativa de duración. Según donde estamos, habría que poder reportar el retraso en los hitos que quedan por cubrir. Se puede usar la línea de base del gráfico de hitos y crear uno nuevo con la comparativa. No es muy complicado.

Conclusiones para dummies

Utiliza una herramienta sencilla para crear tu cronograma. Una hoja de cálculo es suficiente. Utiliza el diagrama de Gantt y el gráfico de hitos para crear el plan de proyecto y para el seguimiento de éste. Combina la línea de base con los costes y la duración planificada para reportar los desvíos. No hagas un diagrama de Gantt tan extenso y lleno de detalle que para explicarlo tengas que dedicar más de dos minutos. Mucha suerte.

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