Funciones del Jefe de Proyectos (IV): 10 reglas a tener en cuenta

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Como parte de las funciones del jefe de proyectos, y visto en el blog de javiergarzas.com, y también en un artículo de ProjectSmart, hay diez reglas/consejos que es interesante que sepas y que quiero comentar:

1 – El negocio

Asegúrate de que el negocio respalda y justifica tu proyecto. El negocio es lo que finalmente justifica el proyecto y hace que tenga apoyo.

Vital, todo lo que es IT no tendría sentido si no hubiera un negocio detrás. Por cierto, ese negocio de detrás no suele ser una empresa que comercializa IT, sino cualquier otra cosa (ya sea productos o servicios).

2- Factores críticos de éxito

Cierra con tu cliente los factores para el éxito del proyecto. Y asegúrate de que se pueden medir, por ejemplo, “cerrar xxx% de funcionalidad antes del yyy”.

La identificación de los puntos críticos y su cierre es complicado sin ningún riesgo. En general, las tareas dependientes del cliente o de terceros tienen su riesgo. Este riesgo es provocado por la incertidumbre. Puedes echar un vistazo a una monografía de cadena crítica si te interesa profundizar más en la gestión de incertidumbre.

3 – Planificación

 Tiempo dedicado a planificar es tiempo bien gastado, asegúrate de tener un plan de proyecto con suficiente detalle para que todos los involucrados entiendan la dirección del proyecto. La falta de planificación dará lugar a problemas.

Totalmente de acuerdo.

4 – Maneja las expectativas

Un modo de hacerlo es tener hitos y entregas frecuentes (lo que últimamente se llama “enfoque ágil” y desde hace más tiempo desarrollo iterativo e incremental) y que el cliente vea el avance de los trabajos.

Excelente consejo. La mayoría de proyectos con fase de implantación suelen tener una duración lo suficientemente larga para el cliente, como para no tener paciencia o dudar del reporting que realizas. Planificar entregas iterativas o incluir en el reporting la realidad de los avances en la fase de diseño y desarrollo ayudarán a apoyar la información relativa al estado del proyecto.

5 – Motivación

Mantén al equipo motivado, que conozcan los progresos y mantén con ellos una buena comunicación.

6 – Comunicación

Nunca des nada por supuesto, más aún en la gestión de un proyecto. Una buena comunicación con los clientes, usuarios finales, superiores y sobre todo con el equipo es fundamental para el éxito del proyecto.

7 – Saber decir no

Palabra valiosa, pero poco y difícilmente utilizada. La recomendación sería no prometer lo que no se puede dar (…lo sé, que fácil es decir esto y que difícil hacerlo en situaciones en la que el proyecto se vendió mal y/o cliente, dirección y comerciales no dejan de presionar).

Sobre estos tres consejos, decir que los he comentado en el artículo anterior.

8 – Cierra bien el alcance

Uno de los principales problemas es que el alcance no esté claro o que durante el proyecto sea modificado. Cerrar este punto antes de arrancar y gestionarlo durante el proyecto es fundamental.

Esto es clave. Un alcance no cerrado o abstracto genera de forma automática unas expectativas diferentes entre el cliente y el jefe de proyectos. Por otra parte, los cambios en el alcance durante el proyecto y asumidos por la planificación suelen implicar desvíos en tiempo y coste que asumirás, si no eres capaz de explicarle al cliente que un cambio en algo «cerrado» es un proyecto diferente.

9 – Gestión de Riesgos

A nadie le gusta pensar en los riesgos, especialmente al inicio de un proyecto, sin embargo es fundamental para el jefe de proyecto hacer un seguimiento periódico desde antes del arranque del proyecto.

Efectivamente, sin la gestión de riesgos vas directo al fracaso, ya que cualquier cosa no prevista y no gestionada te conducirá directamente al desvío.

10 – Cierre de proyecto

Un proyecto no cerrado continuará consumiendo recursos. Al final del proyecto si los factores críticos de éxito se han cumplido, cierra el proyecto de manera formal, con un documento, plantilla, como mínimo con un correo o con algo similar.

Es más, el cierre es algo difícil de conseguir, no es obvio como te pueda parecer. Muchos clientes ligan el cierre a los resultados y consecución de objetivos de la herramienta o proyecto fabricado. Esto es un problema y, por ello, debes dejar claro desde el principio los hitos y condiciones de cierre, así como formalizarlo cuando llegue el momento. Forma parte de las funciones del jefe de proyectos.

Dejo un par de artículos más que creo que vale la pena leer y que te pueden ayudar a profundizar sobre algunas cuestiones adicionales a las funciones del jefe de proyectos: Los roles de un gerente de proyectos, y los recortes en los proyectos.