Funciones del Jefe de Proyectos (III)

Me permito insistir en este tema, ya que no sólo hay que hablar de las cosas que uno tiene que hacer cuando es jefe de proyectos, sino también de lo que no tiene que hacer. Para ello, me remito a un resumen bastante claro y pragmático que he leído en el blog de javiergarzas.com, y concretamente en su artículo 14 maneras de ser el peor jefe de proyecto, que a su vez viene de un post de ProjectSmart. Vamos a comentarlas a continuación:

 1. Permitir que las interrupciones guíen tu día a día. No dejes que los correos, reuniones, interrupciones, etc., agoten tu tiempo.

Esto viene a ser la cuarta razón que podríamos añadir a las comentadas en tres razones para perder valor como jefe de proyectos. Si sólo te dejas llevar por las interrupciones notarás que dejas de aportar valor, ya que el tiempo se te escapa y cada vez la gente te interrumpirá más. Por favor, sé asertivo y aprende a decir que NO cuando te interrumpan (sea con convocatorias de reuniones sin objetivos, emails sin sentido o de forma directa en tu puesto de trabajo). Esto también forma parte de las funciones del jefe de proyectos.

2. No comunicarte claramente con tus clientes. Comunícate de forma clara, evita la ambigüedad. Y utiliza el medio correcto, en ocasiones puede ser el mail, pero en otras puede ser mejor usar el teléfono.

La falta de comunicación es sinónimo de abandono, ya sea de cara a tus clientes o sea de cara a tus subordinados. No tienes porqué coger todas las llamadas de teléfono en cualquier lugar o momento, pero recuerda en poner un contestador o en llamar siempre a las personas que sabes que quieren hablar contigo.

3. No informar al cliente. Si están al tanto de cómo va el proyecto lo apreciarán, se quedarán más tranquilos si saben lo que el equipo va logrando, conocen el avance del proyecto, etc.

Esta está relacionada con la anterior. Como parte de la comunicación está informar al cliente de incidencias, riesgos, y en definitiva, el estado del proyecto. El estado no debe de informarse cuando las cosas van mal, sino que debes de tratar de poner una periodicidad en tu reporting, sea bueno o malo, y tratar con carácter extraordinario aquellas cosas que entiendas que deben ser comunicadas fuera de la periodicidad establecida. Si pactas con el cliente esta planificación de reporting y las reglas, y posteriormente las cumples, quedarás muy bien. El reporting adecuado forma parte de las funciones del jefe de proyectos.

4. Si no vas a poder cumplir un plazo, no lo digas. Si al final no vas a poder cumplir un plazo, cuanto antes lo digas mejor será.

Otro tema interesante, no tengas miedo a la responsabilidad y sus consecuencias. Si quieres evitarlas haz una buena gestión de riesgos y comunica sin parar. Conviértete en una persona preventiva (ya hablaremos de esto), pero no tengas jamás miedo de comunicar problemas en los proyectos, ya que es mejor que se detecten a tiempo y se puedan solucionar. Esto incluye los desvíos en plazos.

5. Subestimar los recursos necesarios para el proyecto. Ejemplo, típico cliente que quiere un macroproyecto pero apenas está dispuesto a pagar la mitad de los recursos que serían necesarios para desarrollarlo, y el jefe de proyecto se autoengaña creyendo que si acorta de aquí, mete tiempo de acá, etc., puede hacerlo con lo que el cliente está dispuesto a pagar.

Esto genera, además del autoengaño, una falta de calidad del resultado final clarísima, ya que quitar de un sitio o de otro (en el qué y el cómo, es decir, minimizando los requisitos o eliminando algunos, o degradando el diseño y la usabilidad) lleva a un resultado final inservible o fuera de las expectativas del cliente. Además, el cliente no asumirá ningún tipo de responsabilidad, aunque haya querido reducir costes evitando pagar los esfuerzos adecuados.

6. Si un cliente es grosero, responderle con la misma moneda.

Totalmente de acuerdo, la educación es algo vital aquí, y en cualquier ámbito de la vida. Si alguien no lo es, hay que ayudarle a que lo sea, no imitarle y dejar de serlo. Ser educado forma parte de las funciones del jefe de proyectos.

7. Nunca admitas que has cometido un error.

Los errores, cuando un rol tiene asignado el concepto de Responsabilidad, tienden a ocultarse por el miedo. La responsabilidad hay que asumirla cuando llegan los problemas (no sólo cuando las cosas van bien), por lo que es importante comunicarlos, gestionarlos y analizarlos (p.e. en el análisis post-mortem).

8. Echar la culpa a los miembros de tu equipo. En última instancia, y más frente al cliente, el jefe de proyecto es el responsable del proyecto, no los miembros del equipo.

Si haces esto, es que sigues sin entender el concepto de Responsabilidad. Y ser responsable forma parte de las funciones del jefe de proyectos.

9. No revisar el trabajo del equipo.

El jefe de proyectos es la persona que consolida el trabajo del equipo, es decir, mediante su supervisión es capaz de controlar y detectar si dicho trabajo está sintonizado con los objetivos del proyecto. No supervisarlo es un problema importante. Por otra parte, el buen jefe de proyectos es el mejor de todos los roles asignados a personas de su equipo, por lo que tiene que estar capacitado para «corregir» las tareas realizadas por los otros miembros.

10. Escribir mails rápidos. Sin haberlos leído al menos un par de veces y que por las prisas creen malas interpretaciones.

Otra más sobre la comunicación. No sólo hay que comunicar, sino que hay que hacerlo bien.

11. No conocer a tu equipo. Y sus fortalezas, debilidades, etc.

Otra más de interacción y comunicación. Tienes que ser el líder.

12. Asumir que el equipo está cumpliendo la planificación.

El control del proyecto y el avance, junto con el reporting del estado es vital. El jefe de proyectos debe de controlar al detalle el avance y compararlo con la planificación; es una de sus tareas importantes.

13. Olvidar responder y ponerte en contacto con los clientes.

Más de comunicación.

14. No preparar las reuniones.

Perder el tiempo en reuniones es algo muy común, pero un jefe debe de atajar rápidamente las pérdidas de tiempo, y más un responsable de proyectos que ve claramente como se le va el esfuerzo de los miembros del equipo en horas que normalmente son poco productivas si no hay una buena programación de las reuniones.

Espero ser algo más positivo en los próximos artículos.