Funciones del Jefe de Proyectos (II): 6 definiciones básicas para no perder el foco

Continuando con las funciones del jefe de proyectos, hay un conjunto de autores de artículos que las definen y comentan. Creo que puede aportarte más valor el que haga una reseña de algunos de ellos:

Perfil Jefe de Proyecto (Metrica v.3)

El Jefe de Proyecto realiza la estimación del esfuerzo necesario para llevar a cabo el proyecto, selecciona la estrategia de desarrollo, determina la estructura del mismo seleccionando los procesos principales de MÉTRICA Versión 3 que lo integran, fija el calendario de hitos y entregas y establece la planificación del proyecto.

Es el encargado de dirigir el proyecto, realizando las labores de seguimiento y control del mismo, revisión y evaluación de resultados y coordinación del equipo de proyecto. Se ocupa también de la gestión y resolución de incidencias que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto así como de la actualización de la planificación inicial. Entre sus funciones se encuentran la elaboración de los informes de seguimiento y el archivo de la documentación de gestión del proyecto una vez que este ha finalizado.

Es una definición bastante acertada (algo teórica, pero acertada). Si leéis todo el artículo, os daréis cuenta de que hay otras figuras que apoyan al jefe de proyectos durante las etapas del ciclo de vida. Estas figuras no siempre están disponibles y no siempre son necesarias.

¿Cuáles son las funciones del director del proyecto?

• Colaboración con el cliente en la definición y concreción de los objetivos del proyecto.
• Planificación del proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a realizar, los recursos a poner en juego, los plazos y los costes previstos.
• Dirección y coordinación de todos los recursos empleados en el proyecto.
• Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto: clientes, proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc.
• Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en relación con los objetivos establecidos.
• Adopción de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las desviaciones que se hubieran detectado.
• Responder ante clientes y superiores de la consecución de los objetivos del proyecto.
• Proponer, en su caso, modificaciones a los límites u objetivos básicos del proyecto cuando concurran circunstancias que así lo aconsejen.

Buena relación de funciones y buen artículo. Recoge de forma seria y prudente las funciones del director de proyectos.

La Función de Project Manager o Jefe de Proyecto

Uno de los aspectos clave de su trabajo es reconocer los riesgos que puedan impactar la probabilidad de éxito del proyecto, y los riesgos deben ser formal o informalmente evaluados durante todo el período de ejecución del proyecto.

La gestión de riesgos es esencial y está entre las funciones del jefe de proyectos. Tal vez el artículo haga sólo énfasis en este tema, pero con razón, ya que es una de las tareas más olvidadas.

¿Soy un Jefe de Proyecto, un Gestor de Proyecto o un Líder de Proyecto?

 Desde mi punto de vista, no todos los proyectos son iguales y no todos los proyectos necesitan del mismo esquema organizativo ni roles para su funcionamiento, por lo que es necesario adaptar las funciones y responsabilidades en cada proyecto para adaptarse a las diferentes necesidades. Cada cliente, organización y persona puede entender las funciones de un Project Manager de forma diferente, y no tiene por qué estar equivocado necesariamente, ni tener la razón tampoco. Simplemente sabe lo que necesita o, al menos, lo intuye.

En mi opinión, los tres «títulos» son los mismo. No comparto la definición particularizada del perfil en función del proyecto, pero creo notablemente que cada proyectos es diferente y requiere que el jefe de proyectos haga unas u otras tareas.

Director de proyectos. Cualidades que debe tener en una empresa de consultoría

En una empresa de consultoría, el director de proyectos debe ser el responsable de que cualquier tipo de proyecto a su cargo se ejecute de acuerdo a los plazos, costes y estándares de calidad establecidos, además de con las máximas garantías de eficacia, funcionalidad y usabilidad para el cliente. Debe saber dirigir al equipo de trabajo que esté a su cargo y establecer objetivos reales y alcanzables y por supuesto tiene que saber asumir y “remediar” posibles desviaciones en los plazos, costes y/u otras variables en sus proyectos.

Buena definición aunque no sea exclusivamente para proyectos IT. El resto del artículo ya concreta más funciones y áreas como parte de una empresa de consultoría y, aunque no sean aplicables todas a IT, vale la pena leerlo.

El Jefe de Proyecto

El Gestor de Proyecto es sobre todo un organizador, pero también tiene que ser un buen comunicador a todos los niveles: Debe comunicar los objetivos, la visión general del proyecto, debe informar al cliente de los avances, debe informar a su empresa del estado del proyecto…Así mismo, debe gestionar económicamente el proyecto como si de una empresa se tratase.

Tiene también que desempeñar la función de vendedor (sobre todo en las fases de preventa o en la identificación de nuevas oportunidades de negocio durante el desarrollo o la postventa), y también tiene que ser un auditor de los procesos de la empresa para optimizarlos de cara a la ejecución de los proyectos. Debe ser un buen técnico para comprender los conceptos que gestiona y las implicaciones de cada decisión. Y también tiene que ser un buen formador, tanto del cliente como del equipo…Por encima de todo, un gestor de proyectos debe ser también un solucionador de problemas.

Este artículo me ha gustado porque ya no es tan teórico ni idílico, sino que se acerca más a la realidad. El jefe de proyectos no es un hombre orquesta, pero debe estar capacitado para solucionar problemas en el ámbito del proyecto. Forma parte de las funciones del jefe de proyectos. Estoy de acuerdo en involucrarle en el área de venta, como ya he comentado, pero no hacerle responsable.