Funciones del jefe de proyectos (I)

Tremenda cuestión, sobre todo cuando no nos han definido las funciones de nuestro puesto de trabajo (o no nos las han explicado adecuadamente). Suele ocurrir cuando se da por supuesto que lo entendemos todo; pero tranquilo, si te encuentras en esta situación, creo que el siguiente ejercicio podrá ayudarte.

Para que puedas darte cuenta de lo que te estoy comentando, quiero poner un ejemplo de una lista de funciones del jefe de proyectos que he encontrado en una solicitud de puesto de trabajo para dicho perfil  (es real, aunque he quitado algunas cosas que no proceden). Pondré mis comentarios debajo de cada una:

  • Planificar, gestionar y controlar los recursos y tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto de alto valor económico.

Verdadero: Estas funciones son correctas: La planificación es posiblemente la base, y saber hacerla es vital;la gestión y el control nos asegurarán que se cumplirá la planificación.

  • Definir los objetivos del proyecto.

Falso: Los objetivos de un proyecto vienen del área de negocio, no de IT (excepto aquellos proyectos internos de IT), por lo que los objetivos no los tienes que definir, te los tienen que dar o, como mucho, debes ayudar a definirlos en base a tu experiencia (aunque eso ya no es jefatura de proyectos, es consultoría).

  • Estudiar la viabilidad de requerimientos de usuario en colaboración con el Analista Funcional.

Verdadero a medias: El jefe de proyectos de IT debe ser el mejor de los analistas de los que dispone en todos los proyectos que lleva. Me gustaría más que supervisase la viabilidad, más que la estudiara, ya que para eso debemos tener al grupo de analistas necesarios.

  • Estimar tiempos y recursos necesarios para el desarrollo de las aplicaciones.

Verdadero: El jefe de proyectos debe de estimar los tiempos y recursos y es su responsabilidad…eso no quiere decir que no emplee ningún tipo de técnica o no consulte a los recursos para tener en cuenta su opinión.

  • Colaborar con la Unidad de Negocio en la negociación del presupuesto.

Verdadero a medias: El jefe de proyectos debe de colaborar en la negociación como apoyo a la unidad de negocio, pero no debe encargarse de la negociación, ni tocar una sola hora de esfuerzo sin que haya cambio en los requerimientos, ni tampoco es su responsabilidad tarificar el esfuerzo con margen adecuado de beneficios para la unidad de negocio. Tampoco se debe de negociar “eliminando” requerimientos, ya que eso puede generar que se entregue algo pactado pero inservible.

  • Definir el perfil del equipo del proyecto y asignar las responsabilidades.

Verdadero: Es responsabilidad del jefe de proyectos definir el perfil de cada miembro del equipo y sus habilidades funcionales y técnicas, además de saber delegar adecuadamente las responsabilidades. Esto significa también que debe ser capaz de comunicar y controlar que cada miembro pueda realizar y realice las tareas del proyecto que se le asignan, y que cada miembro también entiende de forma inequívoca hasta donde llegan sus funciones dentro de cada tarea.

  • Establecer métodos, técnicas y herramientas a utilizar por el equipo del proyecto.

Verdadero: La metodología y las herramientas son una parte importante en la consecución adecuada del proyecto, y es responsabilidad suya escogerlas, asegurarse de que el personal involucrado las conoce y las sabe aplicar, además de mantenerlas al día (determinar si hay que evolucionar, cambiar y asegurarse de que existe formación continua en el personal).

  • Supervisar el diseño, desarrollo, instalación y posterior mantenimiento de la solución.

Verdadero: El jefe de proyectos debe controlar y hacer el seguimiento de cada fase y cada hito del proyecto. Esto implica necesariamente que deberá de supervisar ciertas tareas realizadas por otros perfiles. Esa supervisión técnica es necesaria y ayuda a generar liderazgo técnico en el equipo.

  • Motivar, evaluar y controlar al equipo del proyecto.

Verdadero: La motivación es esencial. El equipo debe estar totalmente sintonizado con su jefe y éste con los objetivos del proyecto. La evaluación es parte de la jefatura y debe de ser algo obligado para la mejora continua del personal.

  • Garantizar que el proyecto cumple los estándares de calidad esperados.

Verdadero a medias: Es responsable de garantizar que se cumplen los estándares de calidad, pero no es responsable de la ejecución del procedimiento de testing (y mucho menos de realizarlo él).

  • Fomentar y liderar la educación de las personas del propio equipo del proyecto.

Verdadero: Como ya he comentado, la formación constante en los miembros del equipo (y el jefe de proyectos es un miembro más) es vital para poder afrontar proyectos IT.

  • Generar más negocio en el cliente.

Falso: Eso no es responsabilidad del jefe de proyectos, sino de otra persona (normalmente de más alto nivel o de más carácter consultor o comercial) que se apoya muchas veces en el jefe de proyectos para entender qué necesidades ha solicitado el cliente y por qué razones.

En definitva, creo que puede ser un buen ejemplo a tener en cuenta para que puedas ver hasta dónde llega y qué funciones tiene un jefe de proyectos.

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7 de Respuestas

  1. Muchas gracias por estos preciosos artìculos, soy emprendedor y voy a utilizar esta informaciòn para definir algunos de los roles en mi empresa. Creo que tanto yo como mis empleados necesitamos algunas nociones sobre el jefe de proyectos. Un abrazo fuerte y hasta pronto. Por cierto, enhorabuena por el blog, es realmente interesante.

  2. Muchas gracias a ti. Claudio. Saludos.

  3. Jorge dice:

    Hola Antonio,

    Muy buen artículo sobre las funciones de un Gerente de Proyectos. Gracias por compartir.

    Saludos cordiales,

  4. Carlos dice:

    Gracias por el artículo y despejar mis dudas

  5. juli dice:

    Gracias fue muy claro conciso.

  6. rosa martel carrillo dice:

    si, se puede sacar una conclusión garcias.

  1. 15/02/2013

    […] problemas en el ámbito del proyecto. Estoy de acuerdo en involucrarle en el área de venta, como ya he comentado, pero no hacerle […]

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