Las ocho cosas indispensables del plan de accion

Cualquier metodología de gestión de proyectos, sea tradicional, ágil, relativa a IT o a cualquier otra rama de ingeniería, siempre habla de una etapa llamada planificación. La wikipedia define esta fase de la siguiente manera:

La planificación  es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado.

Durante esta etapa, hay que tener claros un conjunto de aspectos y habilidades que ya iremos explicando, pero uno de los resultados vitales es el plan de accion, que, de nuevo tirando de la wikipedia, formalmente se puede definir como:

Un modelo sistemático que detalla qué tareas se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo, para lo cual se establecen metas y tiempos de ejecución.

Dejando los aspectos formales, el jefe de proyectos es el responsable, por un lado de realizar el plan de acción, y por otro lado de ejecutarlo. Es bastante probable que te encuentres con algún proyecto que ya tenga el plan de acción realizado, heredado de otro jefe de proyectos o, peor aún, realizado por algún perfil que no tiene atribuidas esas funciones y que no tiene la responsabilidad de la ejecución. En este caso debes de validarlo, ya que sí será responsabilidad tuya la ejecución. Los pasos para validar u obtener un plan de acción básico son:

  1. Chequear que tienes un cronograma: Una parte del plan de acción es el cronograma de tareas, es decir, el conjunto de tareas que hay que ejecutar en el proyecto con una fecha de inicio y otra de fin. Hablaremos en otra ocasión de las herramientas que existen para crear cronograma (y de las técnicas tradicionales que existen),
  2. Chequear que todas las tareas del plan de acción tienen un recurso o varios recursos asignados: Parece obvio, pero a lo largo de mi carrera profesional me he encontrado con una larga lista de proyectos con tareas o actividades que no tenían recursos asignados y deberían tenerlos, o que, cuando no tenían recursos, es porque no eran tareas.
  3. Chequear que todas las actividades del cronograma tienen las dependencias correctamente: Que no hay recursos sobredimensionados, que no hay tareas que empiezan antes de tiempo y requieren de resultados de tareas que se preveen para más adelante, etc.
  4. Asegurarse de que los recursos existen y están asignados de forma coherente (que no haya recursos humanos con funciones y perfiles que no tienen nada que ver con las tareas que se les ha asignado).
  5. Asegurarse de que la duración de las tareas es adecuada: Aquí empiezan los riesgos y los problemas. Ya dedicaremos todo un artículo más adelante a comentar este punto.
  6. Asegurarse de que el esfuerzo de los recursos asignados a las tareas y la duración de éstas es coherente: También dedicaremos otro artículo íntegramente para hablar de esto, ya que es otro de los puntos clave para llevar a cabo de forma exitosa la ejecución de la planificación.
  7. Asegurarse de que los recursos estarán disponibles: Otro de los grandes dilemas, saber si los recursos humanos y materiales estarán disponibles en las fechas en las que se les han asignado las actividades o son necesarios.
  8. Chequear que el nivel de detalle es adecuado: Un cronograma muy detallado es difícil de seguir y estará lleno de incidencias y riesgos, mientras que un cronograma poco detallado es inútil.

Recuerda que la responsabilidad de la consecución de los objetivos del proyecto es tuya, tengas lo que tengas entre manos, y debe pasar por una planificación adecuada, y como parte de esa planificación tienes que tener claro el plan de acción. Buena suerte.

 

2 Comentarios
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